Van traditionele duizendpoot naar coöperatieve specialist

De open deur is hier al menig keer ingetrapt hier: de traditionele functie van secretaresse staat onder druk. Technologische vernieuwingen, veranderende arbeidsverhoudingen en economische ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat de secretaresse haar meerwaarde voor een organisatie moet herdefiniëren om er zeker van te zijn succes te genereren of vast te houden. Maar hoe dan?

Volgens Management Support-deskundige Annemarie de Martines moet de secretaresse anno 2012 zich dan ook twee vragen stellen:
1) Welke talenten en welke toegevoegde waarde heb ik mijn organisatie te bieden?
2)  Wat heb ik van mijn organisatie nodig om dit optimaal te realiseren?

Het in kaart brengen van de voor jou specifieke talenten en capaciteiten is van belang, omdat je in het huidige klimaat niet gebaat bent bij het wegwerken van je onvolkomenheden, maar juist bij het in de etalage zetten van je sterke kanten. Volgens De Martines bestaat het in een wereld die zo snel en gecompliceerd is gewoonweg niet meer om alles te kunnen. Specialisatie op een bepaald terrein (HRM, marketing, communicatie, juridisch en medisch, etc.) is daarmee essentieel in het vaststellen van je marktwaarde.

http://www.linnartz.nl/opleidingen/beroepsopleiding-secretaresse-basisdiploma-53.htmlEn wat heb je van je organisatie nodig om optimaal te kunnen functioneren als specialistische secretaresse? In het huidige Nieuwe Werken worden samenwerkingsrelaties gekenmerkt door openheid, gelijkwaardigheid en steun. Of zoals De Martines het omschrijft: het besef dat je elkaar nodig hebt en het alleen niet (meer) redt. Vanuit dit gedachtegoed laat je weten welke begeleiding je nodig hebt in je verdere ontwikkeling en waarom. Vind dus je toegevoegde waarde en spring daar op in!

(Gebaseerd op http://www.helloassistant.nl/cms/wp-content/uploads/2012/03/Nieuwsbrief-maart-2012.pdf)

Bij het Nieuwe Werken hoort ook de Nieuwe Secretaresse

Het Nieuwe Werken, de komst van social media: in deze tijden is management ondersteuning drastisch in beweging. Dit vraagt om nieuwe organisatorische denkwijzen en het lef om te experimenteren.

Flex en sociaal
Het Nieuwe Werken heeft inmiddels in veel bedrijven haar intrede gedaan en denken dat dit een kortstondige trend is, is krampachtig vasthouden aan conservatieve werkvormen. Flexibiliteit is immers geen modegevoelig fenomeen, maar een absolute noodzaak voor efficiënte bedrijfsvoering.

Het nieuwe werken zet het traditionele secretariaat onder druk. Op de loer ligt namelijk het gevaar om het afvoerputje van de organisatie te worden, doordat alle flexwerkers en parttimers hun complexe vergaderverzoeken er dumpen plus de wil om sociale cohesie binnen de organisatie te waarborgen en de neiging om managers ook te ondersteunen op uren die buiten de parttimeraanstelling vallen.

Daarnaast zorgt het Nieuwe Werken in combinatie met technologische noviteiten voor een uitbreiding van het traditionele takenpakket van de secretaresse. Naast het beantwoorden van telefoontjes en e-mails, komt daar namelijk ook het beantwoorden van berichten op LinkedIn en Twitter bij. Het flexibele element van het Nieuwe Werken zorgt ook voor meer administratie in de vorm van bijvoorbeeld urenregistraties en meer planwerk. Doordat niet iedereen vijf dagen in de week aanwezig is op kantoor is het verder van groot organisatorisch belang dat de communicatie wordt geoptimaliseerd en meer wordt gecontroleerd.

Van eiland naar vaste land
Volgens onder andere Management Support-deskundige Annemarie Martines betekent dit voor de secretaresse dat ze moet stoppen zich te focussen op haar eigen koninkrijkje binnen de organisatie, maar dat zij zich moet integreren bij de andere bedrijfsonderdelen. In nieuwerwetse flexibele, proactieve en netwerkende organisaties is een dynamische houding en de moed om te experimenteren namelijk meer dan wenselijk.

Door op een kritische manier je eigen individuele talenten op te tekenen, kun je deze in samenwerking met je collega’s het beste tot uiting laten komen. Daarnaast vormt het Nieuwe Werken voor management ondersteunders vooral ook een mooie uitdaging. Doordat door flexwerken de organisatorische structuren enigszins vervagen, is het belang van een goed functionerend secretariaat extra groot. Het Nieuwe Werken maakt de Management Support-afdeling des te meer de spin in het web.

Ben jij als secretaresse gemotiveerd en uitgedaagd om mee te gaan in deze ontwikkelingen en ben jij graag goed op je toekomst voorbereid? Pak dan je kans om als toekomstig bestendige secretaresse aan de slag te gaan en meld je aan de voor de seminar “Secretaresse On The Move“!
(Als lid van EdgarField profiteer van je van mooie kortingsactie op deze training! Bekijk het hier!)

Lees meer artikelen over dit onderwerp:
http://hetnieuwewerkenblog.nl/officemanager-en-secretaresse-de-spin-in-het-hnw-web/
http://www.helloassistant.nl/nieuws/secretaresses-on-the-move/